Datenschutzerklärung Akkreditierung

Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen des Akkreditierungsverfahrens zur documenta fifteen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO / § 31 und 32 HDSIG

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Akkreditierung / Registrierung für die documenta fifteen und der Verarbeitung Ihrer in das Online-Formular zur Akkreditierung bereitgestellten Daten. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten oder IP-Adresse.

1. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich, wer ist Ihr Ansprechpartner?

documenta und Museum Fridericianum gGmbH
Friedrichsplatz 18
34117 Kassel
office@documenta.de

Unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktangaben:

Herrn Blazy, LL.M. oder seinen Stellvertreter Herrn Dr. Marschall, LL.M. (https://gdpc.de/) per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail unter datenschutzbeauftragter@documenta.de sowie per Telefon unter: +49 561 83099165.

2. Woher kommen Ihre Daten und welche Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen, bspw. als Medienvertreter*innen, Fachbesucher*innen, Gast, Mitarbeiter*innen, Vorstandsmitglied, beteiligte Künstler*innen, externe Dienstleister*innen, die wir von Ihnen direkt im Rahmen der Befüllung des Anmelde-/Akkreditierungsformulars (Online-Formular) erhalten haben, bzw. die Sie uns auf anderen Kommunikationskanälen – auch außerhalb des eigentlichen Akkreditierungsverfahrens –  mitgeteilt oder zur Verfügung gestellt haben. Zu den von uns verarbeiteten Datenkategorien zur Vornahme der Registrierung/Akkreditierung und die damit verbundenen (Dienst-)Leistungen zählen – je nachdem, welche Angaben Sie uns bereitgestellt/übermittelt haben – die Folgenden:

  • Persönliche Daten, wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift (freiwillig), Website, Social Media Profile (freiwillig); Angaben zur Profession (Kriterien, die beim Akkreditierungsantrag berücksichtigt werden)
  • Für Fachbesucher*innen:
    • Art der Tätigkeit (institutionell/freiberuflich, ggf. Name der Institution)
    • Tätigkeitsbereich und berufliche Position
    • Projektnachweise, sonstige Nachweise (freiwillig, nur bei freiberuflicher Tätigkeit)
  • Für Medienvertreter*innen:
    • Art der Tätigkeit (fest/frei)
    • Hochgeladene Medien/Dokumente und Medienkategorie (freiwillig)
    • Nachweis in Form eines gültigen internationalen Presseausweises oder eines Redaktionsschreibens (freiwillig) sowie ggf. Angaben über geplante Dreharbeiten (freiwillig)

Sonstige Angaben, bspw.:

  • Zu barrierefreiem Zugang / gewünschter Unterstützung beim Besuch (freiwillig)
  • Einwilligung zur Aufnahme in den documenta fifteen Presseverteiler (freiwillig)
  • Abonnement des documenta fifteen Newsletters (freiwillig)
  • Ggf. Teilnahme an Veranstaltungen

Sie als Betroffene*r müssen uns in diesem Rahmen nur die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Entscheidung über die Erteilung der Akkreditierung sowie für die damit verbundenen (Dienst-)Leistungen und Tätigkeiten erforderlich sind. Ohne die Bereitstellung der Pflichtangaben werden wir die Akkreditierung in der Regel nicht vornehmen und berücksichtigen können.

3. Wofür und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG). Die Datenverarbeitung dient vordergründig dem Zweck der Durchführung des Akkreditierungsverfahrens für die documenta fifteen und der koordinierten Veranstaltungsabwicklung. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten mit dem Ziel eine reibungslose Abwicklung des Akkreditierungsverfahrens und der Veranstaltung für unsere Kunden/Besucher*innen und Mitarbeiter*innen zu ermöglichen, einschließlich der Kapazitätsplanung, Zuordnung, Zugangskontrolle und deren Organisation.

Des Weiteren verwenden wir Ihre (Kontakt-)Daten – falls erforderlich – auch zur Kontaktaufnahme mit Ihnen, bspw. um Ihnen relevante Veränderungen des Status der Veranstaltung mitzuteilen oder Sie über das Ergebnis der Akkreditierung und über damit verbundene Informationen informieren können (inbs. per E-Mail).

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt daher – je nach Einzelfall – entweder aufgrund Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) bei der Registrierung für den Kunden-Account, der Anmeldung von Personen im Akkreditierungs-System und zur Erfüllung von vertraglichen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) und rechtlichen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) Pflichten, sowie in jenen Fällen, in denen eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist (z.B Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO bzgl. Ihrer freiwillig angegebenen gesundheitsbezogenen Daten zu Wünschen nach barrierefreiem Zugang) oder in solchen Fällen, in denen die Datenverarbeitung durch uns als öffentliche Stelle des Landes Hessen zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO). Ferner können wir unter bestimmten Umständen ein berechtigtes Interesse daran haben, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten, etwa zu Maßnahmen zur Gebäude-/IT-Sicherheit / Sicherstellung des Hausrechts (z.B. Zutrittskontrollen / Zugangssicherheit), zur Betrugsaufklärung-/prävention und/oder zur Aufklärung anderer (Vertrags-)Verletzungen von Vereinbarungen zwischen dem Kunden/Mitarbeiter*innen und uns als Veranstalter sowie zur werblichen Informationen der akkreditierten Personen über Details in Zusammenhang mit der Akkreditierung (bspw. Ausstellungstermine etc.).Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Zustimmungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Weitere Zwecke der Datenverarbeitung im Rahmen unseres Akkreditierungsverfahrens:

  1. Registrierung/Akkreditierung der oben genannten Betroffenen für den Zugang zu Veranstaltungen sowie die damit verbundenen Nebendienstleistungen (Ticket-Scannen am Veranstaltungsort, Einchecken am Veranstaltungsort).
  2. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Akkreditierungs-Portal zu Verwaltungszwecken.
  3. Soweit zutreffend: Zur Bereitstellung des Presseverteilers und des Newsletters zur documenta fifteen, einschließlich der Versendung von Informationen an Sie, auf Basis Ihrer Einwilligung. Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Abonnements des documenta fifteen Newsletters und des documenta fifteen Presseverteilers finden Sie unter: Datenschutzerklärung – documenta fifteen (documenta-fifteen.de). Ihre ggf. erteilte freiwillige Einwilligung in die Aufnahme in den Presseverteiler und/oder in den Bezug unseres Newsletters können Sie jederzeit frei mit Wirkung für die Zukunft widerrufen

4. Werden Ihre Daten weitergegeben?

Innerhalb der documenta und Museum Fridericianum gGmbH als Veranstalter der documenta fifteen erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die mit der Planung und Organisation der Akkreditierungen und Zugangsberechtigungen der documenta fifteen betraut sind.

Zur Durchführung des Akkreditierungsverfahrens (Akkreditierung von Besuchern, Bereitstellung der Akkreditierungsplattform „accredit“ zur Registrierung, Verwaltung und Validierung von Akkreditierungen, einschließlich deren Dokumentation haben wir das Unternehmen „GetSystems“ (Global Event Technologies GmbH & Co. KG, Neualmerstraße 37, 5400 Halle in Österreich) als unseren zentralen Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO beauftragt. Dieser Dienstleister stellt auch das Online-Formular zur Akkreditierung zur Verfügung und nimmt die entsprechende Datenverarbeitung in unserem Auftrag vor.

Überdies können wir auch weitere Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Einzelfall betrauen und/oder unsere Dienstleister zu den vorgenannten Verarbeitungszwecken personenbezogene Daten erhalten. Daneben können wir im Einzelfall personenbezogene Daten zu den oben genannten Zwecken auch an weitere Stellen/Dienstleister auf Anforderung weitergeben, wie bspw. an öffentliche Institutionen, Behörden oder sonstige Unternehmen (z.B. Postdienstleister zum Ticketversand) oder an Kooperationspartner, sofern die Weitergabe im Rahmen der Akkreditierung erforderlich ist und/oder wir zur Weitergabe gesetzlich/rechtlich verpflichtet sind. Nähere Informationen hierzu können Sie gerne unter den oben genannten Kontaktdaten anfordern.

Im Rahmen der Korrespondenz mit uns per E-Mail können Ihre personenbezogenen Daten auch an Dienstleister außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durch den von uns genutzten Dienst Microsoft Office 365-Europa (Empfänger: „Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Dublin 18, Irland“) auch in die U.S.A. weitergeben werden können. Eine Übermittlung erfolgt nur auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln und unter dem Vorbehalt weiterer geeigneter Garantien (Transfer-Impact-Assessment), durch die ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Verarbeitung von Daten gewährleistet wird. Vergleichbares gilt auch im Rahmen der Bereitstellung des Online-Formulars auf der entsprechenden Webseite bei derer wir uns dem Content Delivery Network von Cloudfare bedienen. Die zentrale Serverinfrastruktur von befindet sich in Europa. Zum Übermitteln der Daten (hier: IP-Adresse vom Nutzer) wird das CDN (Content Distribution Network) von Cloudflare verwendet. Dieses Netzwerk ermöglicht es uns Anfragen aus der ganzen Welt schnell zu verarbeiten. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Cloudflare und unserem Auftragsverarbeiter GetSystems. Der Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten ist auf die Mitarbeiter und Personen beschränkt, für die es wichtig ist, diese Daten zur Kenntnis zu nehmen, um die entsprechenden Services anbieten zu können.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Sobald Ihre Daten nicht mehr für die Erfüllung vertraglicher, gesetzlicher und prozessinterner Verarbeitungszwecke benötigt werden (nach Beendigung der documenta fifteen), werden diese gelöscht. In der Regel sind wir jedoch über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus zur Aufbewahrung der personenbezogenen Daten (z.B. Bestell- und Rechnungsdaten) aus handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Gründen verpflichtet. Die Frist kann bis zu zehn Jahre betragen. Es wird auf die entsprechenden Gesetze hingewiesen, insbesondere § 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung.

Sofern Sie uns keine Einwilligung zur weiteren Speicherung oder erteilt haben oder wir ein berechtigtes Interesse an der (Weiter-)Speicherung haben, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten nach Durchführung der Akkreditierung, – falls einschlägig – nach Übersendung der Tickets, spätestens aber nach Ablauf und Beendigung der documenta fifteen gelöscht, sofern keine rechtlichen Gründen einer Löschung entgegenstehen.

Soweit wir Daten und Unterlagen mit Personenbezug als Beweismittel zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, werden diese von uns in Abhängigkeit der jeweiligen Verjährungsfristen vorgehalten, wobei wir die Verarbeitung für andere Zwecke einschränken. Dies gilt beispielsweise auch für die Geltendmachung und Abwicklung von Gewährleistungs- und Haftungsansprüchen (max. 30 Jahre), verarbeiten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 I. lit. f DSGVO.

Wir weisen Sie darauf hin, dass sich im Rahmen der Akkreditierung und Dokumentation der documenta fifteen auch archivwürdige Daten ergeben können, die gegebenenfalls in den Bestand des documenta archivs übergehen. Sollten Archivalien personenbezogene Daten von Ihnen enthalten verarbeiten wir diese Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 7, 8 und 11 HArchivG. Die in diesem Zusammenhang möglicherweise verarbeiteten besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir auf Grundlage von § 25 HDSIG.

6. Welche Rechte habe Sie gegenüber der documenta und Museum Fridericianum gGmbH?

Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogen Daten stehen Ihnen vielfältige Rechte zu, insbesondere das Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO), insbesondere bei Direktwerbung. Beim Auskunftsrecht, Recht auf Löschung und beim Widerspruchsrecht sind u.a. die Einschränkungen der §§ 25, 33 bis 35 HDSIG und des Hessischen Archivgesetzes zu beachten. Diesbezüglich werden Sie im Einzelfall gesondert informieren.

Ferner besteht das Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO), auf das wir ausdrücklich hinweisen. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach: 3163
65021 Wiesbaden

Vollständige Datenschutzerklärung hier ansehen

Es handelt sich um eine historische Website. Das hier abrufbare Impressum ist auf dem Stand der damaligen Veröffentlichung der Website und wird nur zu Archivzwecken im Original beibehalten. Hier erhalten Sie das für diese Seite aktuell geltende Impressum und weitere Informationen.

Ok